Software für neuronale Unternehmen: Mailwatcher

Je nach Aufgabenstellung sind wahrscheinlich unterschiedliche Kommunikationsstrukturen unterschiedlich gut geeignet, einen Erfolg herbeizuführen. Ein Beispiel soll dies skizzieren.

Verwandtes Thema: wird die Unternehmenskommunikation zunehmend räumliche Gliederungen entwickeln?

Die Animation soll den Verkehr von E-Mails zwischen Mitarbeitern einer Arbeitsgruppe andeuten. Nicht selten erhalten oder versenden einzelne Menschen bis zu hundert Mails pro Arbeitstag. Von der kurzen Notiz an einen Kollegen über die disjähirge Weihnachtsgeldregelung über einen Witz bis hin zu wichtigen Vermerken über eine Investitionsentscheidung transportieren E-Mails eine Fülle von Informationen.

Eine Software könnte nun den täglichen E-Mail-Verkehr der Gruppenmitglieder aufzeichnen, ohne dass dabei aber der Inhalt der Mails in irgendeiner Weise berücksichtigt wird. Für jede versandte Mail werden zunächst nur die folgenden Daten aufgezeichnet:

Absender
Empfänger
Zeitpunkt

Aus diesen beiden Daten könnte man in einer Langzeitaufzeichnung verschiedene Kommunikationsmuster von Gruppen unterscheiden.

ABIONECO: Ein hypothetischer Forschungsantrag zu einem ähnlichen Thema

Die Dicke der Linien zwischen einzelnen Menschen gibt die Anzahl von E-Mails wieder, die zwischen diesen Personen ausgetauscht wurden: je dicker eine Linie, desto mehr E-Mails.

Bild A zeigt ein typisch zentralisiertes Muster. Der meiste Verkehr geht über eine einzelne Person, vielleicht eine Vorgesetze oder Sekretärin.

Bild B zeigt eine cliquenhafte Struktur.

Bild C zeigt eine Struktur die typisch für sequentielle Abläufe wie etwa die Bearbeitung von Investitionsanträgen sein könnte. Die dicken Linien geben die rege Kommunikation zwischen Bearbeitern aufeinanderfolgender Schritte wieder. Die dünnen Linien könnten informelle Kommunikation, etwa zur Abstimmung gemeinsamer Pausen, sein.

<= Beispielhafte Kommunikationsmuster

Für typischerweise nach Abteilungen sturkturierte Großunternehmen käme vielleicht ein Ergebnis wie das obige heraus.

Eine Kategorisierung von großen Datenbeständen aufgezeichneter E-Mail-Aktivitäten von Arbeitsgruppen könnte durch die Softwaregattung der neuronalen Netze durchgeführt werden.

<= Neuronale Netze zur Mustererkennung

Der Nutzen einer solchen Kategorisierung von Kommunikationsmustern ergibt sich aber erst, wenn bestimmte Muster mit statistischer Signifikanz mit unternehmerischen Zielgrößen verknüpft werden. Das heißt, der Datenbestand dürfte sich nicht nur auf eine Gruppe alleine beziehen, sondern er müsste den Mailverkehr von zig Gruppen umfassen. Zudem müssten für bestimmte Zeiträume die unternehmerischen Ziele der jeweiligen Gruppe sowie der Grad der Zielerreichung definiert und mit dem Datenbestand des Mail-Verkehrs relational verknüpft sein.

<= Nutzen einer Kategorisierung: Abhängikeiten aufdecken

Im Sinne eines Benchmarking ließen sich dann Rückschlüsse auf die Eignung bestimmter Kommunikationsmuster zur Erreichung bestimmter unternehmerischer Ziele ziehen. Die folgende Tabelle soll ein denkbares Ergebnis einer solchen Untersuchung andeuten.

Aufgabe der Gruppe	Kommunikationsmuster
Krisenmanagement bei Betriebsunfall	zentralisiert: gut anarchisch: sehr schlecht cliquenhaft: ausreichend zirkelhaft: schlecht
Angebotserstellung	zentralisiert: schlecht anarchisch: schlecht cliquenhaft: gut zirkelhaft: sehr gut
Strategiefindung	zentralisiert: sehr schlecht anarchisch: ausreichend cliquenhaft: sehr gut zirkelhaft: schlecht
Public Relations	zentralisiert: sehr gut anarchisch: sehr schlecht cliquenhaft: sehr schlecht zirkelhaft: sehr schlecht

<= hypothetisches Ergebnis eines "Kommunikations-
Benchmarking"

Gibt die Säulen- und Lagenstruktur des Kortex in Gehirnen ein vorteilhaftes Kommunikationsmuster zwischen gruppierten Hirnzellen wieder?

Gemeinsam mit den oben genannten Daten zu bestimmten Mails müssten also, im Sinne eines Datenbankfremdschlüssels korreliert über die Zeit, auch noch die folgenden Daten erfasst werden:

Arbeitsgruppe des Absenders
Arbeitsgruppe des Empfängers
Zeitbezogenes Ziel der Arbeitsgruppe
Grad der Zielerreichung

Wahrscheinlich würde es Sinn machen, betriebliche Prozesse sehr differenziert zu modellieren, da für unterschiedliche Phasen eines Prozesses eventuell unterschiedliche Kommunikationsmuster auf unterschiedliche Weise wirken. Für eine Strategiefindung könnte zunächst eine anarchische, das heißt zwanglose, Kommunikation ideal sein, um allen beteiligten Personen möglichst viele Gedanken zu entlocken. In einer darauffolgenden Phase könnte es zur Bildung von Arbeitsgruppen und zur Behandlung einzelner Themenfelder kommen, wobei ein cliquenhaftes Kommunikationsmuster ideal wäre. Und zum Ende hin, wenn die Definition eines gemeinsamen Zieles ansteht, wäre ein zentralisiertes Kommunikationsmuster wahrscheinlich am zielführendsten. Eine Software könnte solche Abhängigkeiten erkennen und einer Interpretation zugänglich machen (Data Mining).

Nutzbar wird aber solchermaßen erworbene Kenntnis erst, wenn man Kommunikationsabläufe gezielt so steuert, dass die Entstehung der jeweils optimalen Kommunikationsmuster gefördert wird. Dies könnte unter anderem auf drei Weisen bewerkstelligt werden:

<= Nutzen einer Software: sanfte Steuerung von Kommunikation

Für bestimmte betriebliche Aufgaben werden Teams so zusammengestellt, dass bestimmte Personen mit ihren kommunikativen Stärken die Entstehung gewünschter Kommunikationsmuster herbeiführen.
Die räumliche Anordnung der Personen wird manipuliert: Anordnung von Büros, Platzierung von Kaffeeecken, Architektonische Maßnahmen.
Aktive Beeinflussung PC-basierter Kommunikation durch die Nutzung der Metapher des synpatischen Büros.

<= Kommunikations-
muster gezielt erzeugen

Die Idee der Raumarchitektur

Die Idee des synaptischen Büros

Für eine aktive Beeinflussung der Kommunikation über die Benutzeroberfläche von Computern liessen sich einige Methoden der Internettechnologie benutzen:

Eingeblendete Banner steuern Aufmerksamkeit
Verzögerungen bei der Versendung von E-Mails wichten Prioritäten
Die listenartige Anordnung von Posteingängen priorisiert die obersten Einträge als wichtig und tieferstehende Einträge als unwichtig.
Personalisierte Sichten: je nach Person und eventuell momentanter Interessenlage werden Informationen ein- und ausgeblendet.

<= Beeinflussung von Kommunikation durch PC-Oberfläche

Was zum jetzigen Zeitpunkt (2002) zu fehlen scheint, ist eine konzeptionelle Verknüpfung von Methoden des Wissensmanagement mit statistischen Bewertungen von Kommunikationsmustern.


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