E-Controlling von Unternehmensabläufen

Episoden im Leben eines Unternehmens

Gunter Heim
Aachen, Januar 2003

   
[1] Tauscht man sich mit Freunden oder Bekannten über den Alltag auf der Arbeit aus, so fällt oft auf, dass es manchen Stimmungen, Zustände oder Episoden im Leben von Abteilungen oder kleinen Firmen gibt, die sich vielfach ähneln. Auf dieser Seite geht es darum, wie man solche Episoden definieren und mit Hilfe einer Software im Alltag erkennen könnte.    
[2] Das folgende Bild soll anhand eines erdachten Beispieles in diese Gedanken einführen. Dargestellt sind einige messbare Größen eines kleinen Unternehmens oder Profitcenters und wie sich diese über die Zeit verändern:    

Themensprung: die statistische Erkennung menschlicher Qualitäten

Bild 1: Ein Lebensabschnitt eines kleinen Unternehmens

<= Ereignisfolge im Lebenslauf eines Unternehmens

1-4: viel Substanz, wenige Aufträge

5~8: Aufbruch, neue Besen, Visionen

9-10: Anaerobe Phase, Substanzverzehr, Höchstleistung

11-13: plötzlicher Leistungseinbruch, Erschöpfung, Krisenmanagement, Kultur der Appelle, Ruf nach Reformen

[3] Zunächst, ist die Auftragslage (1) eher mau. Man hat zu tun, aber es könnte besser sein. Die Einnahmen (2) aus alten Aufträgen oder dem Verkauf von Produkten sind erträglich. Man kann davon leben. Die laufenden Aufträge werden mit einer guten Termintreue abgewickelt (3), die Kunden sind nicht unzufrieden. Die Mitarbeiter sind engagiert (4) und gut aufeinander eingeareitet, die Ausfälle aufgrund Krankheit oder sonstiger gesetzlich-tariflich entschuldbarer Abweseneiten sind gering. Die Firma kann halbwegs von den Einnahmen leben, doch ist dies weder eine sichere Grundlage für die Zukunft noch besonders erfreulich für die Unternehmerseite.   <= Ein Bild unspektakulärer Gediegenheit

[4] Zum einen um den Gewinn zu steigern und zum anderen um die Zukunft besser abzusichern, beschließt man Maßnahmen, um die Firma aus ihrem Dornröschenschlaf zu wecken. Nach der Ankündigung "neuer Zeiten" durch die Führungsebene gehen Satzfragmente und Parolen um wie:

  • strategische Neuausrichtung
  • Leistungsbereitschaft
  • mehr Eigenengagement
  • alte Strukturen aufbrechen
  • Effizienzsteigerungsprogramm
  • wir müssen endlich einmal...
  • so wie bisher ... in Zukunft nicht ...
  • da werden sich manche noch wundern...
  • in der ersten Liga mitspielen
  • wir können mehr
  • ganz neue Perspektiven
  • das geht so nicht mehr...
  • wer nicht mitzieht...
  <= Wille zur Gewinnsteigerung

Die richtige Rolle von Führungskräften ist nicht immer eindeutig.Verschiedene Ansprüche an Führungskräfte

[5] Und tatsächlich: Schon bald stellen sich Erfolge ein. Zuerst einmal konnten durch eine offensive Verkaufsstrategie und eine agressive Einforderung von Ausständen die Einnahmen (5) deutlich erhöht werden. Eine phantasievolle aber auch systematische und professionelle Akquisitionstätigkeit füllt die Auftragsbücher (6). Durch eine gelungene Mischung aus Überzeugungsarbeit (Sachzwangargumente), moderaten gehaltlichen Versprechungen, subtil erzeugten Ängsten (Arbeitsplatzverlust), verschobenen Fortbildungsmaßnahmen etc. gelang es, die Mitarbeiterverfügbarkeit (7) deutlich zu steigern. Unternehmensleitung und Mitarbeiterschaft richten große Erwartungen an die Zukunft, es ist eine Zeit, in der Zweifel und auch Vorsicht weniger gefragt sind.   <= Aufbruchstimmung

Substanzpflege kostet Zeit und Geld...Sachzwänge im Berufsleben

[6] Nun erfolgen die ersten Anzeichen der drohenden Gefahr: Die Verfügbarkeit der Mitarbeiter geht messbar zurück (8). Die Krankenstände erhöhen sich, Mitarbeiter fordern plötzlich Bildungsurlaub ein, manche Kollegen verlassen die Firma, Überstunden ohne direkte gehaltliche Belohnung werden verweigert, man hört Gerüchte, dass ein Betriebsrat gegründet werden soll. Die eigentliche Substanz der Firma, die gut motivierten Mitarbeiter, wird zusehends verzehrt. Dennoch: Die Bündelung aller Ressourcen auf die Bearbeitung wichtiger Aufträge hält die Termintreue weiter auf hohem Niveau (9) und auch die Einnahmen bleiben hoch. Die Auftragslage kann weiter verbessert werden doch rühren sich erste Zweifel an der eigenen Fähigkeit, die akquirierten Arbeiten auch bewältigen zu können. "Stress mit dem Kunden" beginnt den Alltag zu prägen.   <= Vorboten der Erschöpfung

Substanzpflege kostet Zeit und Geld...Gedanken über die Pflege von Substanz

[7] Dann erfolgt letztendlich der Einbruch: Aufgrund der geringen Mitarbeiterverfügbarkeit und einer Verweigerungshaltung der Mitarbeiter werden die Aufgaben weder terminlich (11) noch qualitativ zur Zufriedenheit der Kunden erledigt. Folgeaufträge bleiben aus (12), die verbleibenden Personalressourcen werden ganz auf dringliche Projekte verwendet um Regressansprüche abzuwenden oder besonders wichtige Kunden doch noch zu halten. Langfristig notwendige Arbeiten wie Akquisition, Fortbildung, Mitarbeitergespräche, Strategiearbeit etc. bleiben auf der Strecke. Ein Teufelskreislauf hat sich eingestellt. Appelle zur Leistungssteigerung, gegenseitige Vorhaltungen, Psychosomatik und Gerüchte durchsetzen das Alltagsklima.    
[8] Ein solches Szenario ist sicherlich übertrieben und es wird in genau dieser Form wohl kaum auf eine reale Firma oder Abteilung zutreffen.   <= Szenario im Detail zwar unrealistisch...
[9] Aber das grundsätzlich Verhältnis von gezielt erzeugten Höchstleistungen als Ursache und einer darauffolgenden Erschöpfungsphase als Wirkung dürfte nicht unbekannt sein.   <= Szenario im Grundmuster aber denkbar
[10] Dennoch darf man nicht vorschnell folgern, dass jeglicher Substanzverzehr zugunsten kurzfristiger Höchstleistungen ein Fehler sei. In dem hypothetischen Beispiel bestand ja am Anfang durchaus eine objektive Notwendigkeit, dass sich etwas ändern muss, namentlich die Auftragslage und vielleicht auch das Aufgabengebiet enzelner Mitarbeiter. Und es ist wichtig zu betonen, dass der Unternehmer unter bestimmten Umständen Veränderungen und höhere Belastungen seiner Mitarbeiter zwangsweise in Kauf nehmen muss, wenn er den Bestand der Firma und somit auch den Bestand der Arbeitsplätze sichern will.   <= Begriff des Fehlers unzutreffend
[11] Und was für kleinere Unternehmen gilt, lässt sich in vielerlei Hinsicht auch auf Abteilungen von Großunternehmen oder Organisationen im Allgemeinen übertragen: Der ständige Erfolgsdruck in einer unsteten Umwelt erfordert immer wieder interne Veränderungen und kurzfristige Kraftanstrengungen.   <= Veränderungsdruck lastet auch auf Abteilungen
[12] Es kann jedoch hilfreich sein, drohende Erschöpfungszustände von Abteilungen oder sonstigen Arbeitsgruppen oder auch kleinen Firmen rechtzeitig zu erkennen um korrigierend eingreifen zu können.   <= Erschöpfung rechtzeitig erkennen
[13] Somit kommen wir zum eigentlichen Thema: Der Grundgedanke eines automatisierbaren, elektronischen Controllings ist es, einfach verfügbare Daten statistisch mit noch zu bestimmenden, kategorisierbaren Episoden aus dem Leben von Unternehmen oder Abteilungen zu korrelieren.   <= Grundgedanke E-Controlling

[14] Das Beispiel oben behandelte die drei Episoden

  • Aufbruchstimmung
  • Anareobe Leistung
  • Erschöpfung
   
[15] Die Aufbruchstimmung war gekennzeichnet durch einen sprunghaften Anstieg von Arbeitszeiten sowie Aufträgen und Einnahmen. Die Termintreue sank etwas ab. Vielleicht lässt sich verallgemeinern, dass ein plötzlicher Anstieg von Arbeitszeiten in Verbund mit einer erkennbaren Neudefinition von Prioritäten (Akquisition statt Abwicklung) ein Indiz für eine Aufbruchstimmung sein könnte.   <= Aufbruchstimmung
[16] Die Phase der anaeroben Leistung war dann gekennzeichnet durch gute Ergebnisse mit geringen Personalressourcen. Wahrscheinlich fanden während dieser Zeit auch deutlich weniger Fortbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter statt.   <= Anaerobe Phase
[17] Die Erschöpfungsphase war charakterisiert durch einen schnellen und nachhaltigen Abfall vieler Leistungsindikatoren.   <= Erschöpfung

[18] Die folgende Liste nennt weitere, beispielhafte Indikatoren, die gegebenenfalls zur Charakterisierung von Unternehmensepisoden oder -zuständen verwendet werden könnten:

  • Frequenz des internen E-Mail-Verkehrs, eventuelle differenziert nach Personen oder Positionen
  • Frequenz des externen E-Mail-Verkehrs, eventuelle differenziert nach Personen oder Positionen
  • Durchschnittliche Anzahl von ungelesenen oder unbeantworteten E-Mails in Posteingängen
  • Krankzeiten mit "gelben Zetteln"
  • Krankzeiten ohne "gelbe Zettel"
  • Verbrauch an einem Kaffeeautomaten
  • Verbrauch an einem Zigarettenautomaten
  • Kreditaufnahme
  • Pünktlichkeit der Erledigung gesetzter Aufgaben
  • Investitionsvolumen
  • Beanspruchte Fortbildungszeiten
  • Mitarbeiterfluktuation
  • Anzahl und Dauer von Telefongesprächen
  • und so weiter

Und für eine Betrachtung längerer Zeiträume:

  • Gehaltssteigerungen
  • Forschungsanteil am Budget
  • Werbeanteil am Budget
  • Fluktuation von Führungskräften
  • Kosten für Rechtsstreitigkeiten
  • Investitionsquote
  • Planungsgenauigkeit, z. B. von Instandhaltungskosten
  • und so weiter
 




<= denkbare Indikatoren von Episoden

[19] Die folgende Liste soll nun einige denkbare Episoden beziehungsweise Zustände aus dem Leben von kleinen Unternehmen oder Abteilungen andeuten:

  • Aufbruch
  • Anaerobe Leistung
  • Erschöpfung
  • Orientierungslosigkeit
  • Führungsmüdigkeit
  • Substanzaufbau
  • Innovation
  • Konzeptionssuche
  • Schrumpfung
  • Existenzangst
  • Ideenfindung
  • Kontaktsuche
  • Umschulungskampagne
  • Müdigkeit
  • Verzettelung
  • Aggression
  • Identitätssuche
  • Träumen
  • Muskelspiel
  • Wachstumsschub
  • und so weiter
 


<= Denkbare Episoden und Zustände

Korrelieren bestimmte Unternehmensaufgaben mit bestimmten Kommunikationsmustern?Episoden in der Metapher neuronaler Unternehmen

[20] Solche Episoden könnten jetzt zu denkbaren Lebensabswandeln eines Unternehmens oder einer Abteilung aneinander gereiht werden:    
[21] Strohfeuer: Aufbruch => Anaerobe Leistung => Erschöpfung   <= Strohfeuer
[22] Verjüngungskur: Existenzangst => Konzeptionssuche => Umschulungskampagne => Muskelspiel   <= Verjüngungskur
[23] Senilität: Erschöpfung => Orientierungslosigkeit = Führungsmüdigkeit => Verzettelung => Identitätssuche => Schrumpfung   <= Senilität
[24] Beutezug: Aufbruch => Aggression => Muskelspiel => Anaerobe Leistung => Substanzaufbau => Wachstumsschub   <= Beutezug, z. B. einem Konkurrenten Kunden klauen durch lange Billigpreiskampagne
[25] Wenn es nun gelänge, zum Beispiel mit Hilfe von Methoden der künstlichen Intelligenz, eine statistisch zuverlässige Korrelation von ständig auswertbaren Indikatoren und einzelnen Episoden herzustellen, dann könnte man in einem zweiten Schritt nach statistisch bedeutsamen Abfolgen von Episoden im Sinne von Lebenswandeln fragen.    
[26] Gesetzt der Fall dass dies nun alles gelänge, dann wäre es weiter denkbar, dass eine autarke Software ständig eine Menge von Indikatoren auswertet und Episoden oder Zustände von etwa einer Abteilung halbwegs zuverlässig erkennt. Und aufbauend aus vergangenheitsbezogenen Erfahrungswerten oder branchenweit erhobenen Datensätzen könnte diese Software die Wahrscheinlichkeit des Durchlebens bestimmter Lebensabschnitte angeben, und zwar als Prognose.   <= Prognose von Lebensabschnitten
[27] Die Software könnte also rechtzeitig davor warnen, dass eine bestimmte Abteilung der Senilität verfällt oder sie könnte Substanzressourcen innerhalb eines Unternehmens identifizieren. Sie könnte den Mitarbeitern einer Abteilung oder Firma aber auch rechtzeitig anzeigen, dass eine ursprüngliche Aufbruchstimmung inzwischen in einen Zustand anarober Leistung übergegangen ist und dass eine Erholungsphase dringend nötig wird. Wird die Arbeitsbelastung nicht binnen 2 Monate um 8 % gesenkt, dann beträgt die Wahrscheinlichkeit einer Erschöpfung 82 % (abgeleitet aus Erfahrungswerten).   <= Beispielhafter Nutzen
[28] Natürlich birgt ein solches System eines online-E-Controlling große Gefahren. Zuerst ist hier der Datenschutz zu nennen. Wenn ein Computersystem die Aussage liefert, dass eine bestimmte Abteilung in der Frühphase eines Strohfeuers steckt oder mit hoher Wahrscheinlichkeit seit einiger Zeit der Senilität verfallen ist, dann handelt es sich nicht bloß um eine neutrale, wertfreie Information. Vielmehr wären direkt Personen einem Vorwurf, zumindest aber einem enormen Erklärungsdruck ausgesetzt. Zum anderen dürfen die Möglichkeiten von Fehlinterpretationen nicht unterschätzt werden. Und zum dritten würde ein solches System bei ausreichender öknomischer Nützlichkeit letztendlich Entscheidungen vorgeben, denen die menschlichen Handlungsträger mit mehr oder großen Zwang folgen müssten. Vor allem dann, wenn die Software aufgrund der Verwendung von neuronalen Netzen oder genetischen Algorithmen Erkenntnisse erlangt, so wären diese für Menschen grundsätzlich nicht mehr nachvollziehbar und somit auch nicht überprüfbar.  

<= Gefahren eins E-Controlling

  • Datenschutz
  • Fehlinterpretationen
  • Autarkieverlust
[29] So soll an dieser Stelle auch nicht vorgeschlagen werden, dass man solche Systeme tatsächlich entwickeln sollte. Vielmehr soll angedeutet werden, dass computerbasierte Controllingsysteme organisationalen Alltages grundsätzlich denkbar sind und potenziell nützlich sein könnten. Und dies spricht für eine rechtzeitige Diskussion darüber, ob solche Systeme wünschenswert sind. Aus meiner Sicht spielt die Frage nach dem freiwilligen Autarkieverlust menschlicher Akteure dabei eine mindest ebenso große Rolle wie das Problem des persönlichen Datenschutzes.   Ehemals selbständige Zellen verschmelzen zu einer individualierten Mehrzeller.Die Vorstellung einer Aufgabe persönlicher Individualität zugunsten eines kollektiven Überwesens

Eine Ebene höher // Zwei Ebenen höher

 

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